مثال 1: شركتي بزرگ و مجموعه اي از همكاران يا مشترياني داريد كه به مناسبت سال نو قصد داريد براي يكايك آنها هداياي تبليغاتي، نامه، كارت تبريك يا ديگر بسته‌هاي پستي ارسال نماييد. همانطور كه مي‌دانيد در چنين حالتي بزرگترين و وقت‌گيرترين كار جمع آوري نام و مشخصات مشتريان و همكاران مربوطه و وارد نمودن آنها روي پاكت‌ها و بسته‌هاي قابل ارسال است.اگر تعداد مشتريان شما به هزار نفر برسد و بخواهيد هزار بار نام و مشخصات هر فرد را در يك فرم وارد كنيد سپس اقدام به چاپ آن نماييد و مجددا تا هزار بار اين كار را تكرار نماييد به نظر شما حداقل زماني كه نياز داريد چه مدت است؟

آيا نمي‌توان اين كار را به روشي ساده تر و با سرعتي بيشتر انجام داد؟

مثال 2 : فرض كنيد يك توليد كننده هستيد و مي‌خواهيد به هر كدام از محصولات توليدي خود باركد يا شماره منحصر به‌فردي را اختصاص دهيد و يا فرض كنيد داراي تعداد زيادي پرسنل هستيد و مي‌خواهيد روي كارت شناسايي هر يك از كارمندان خود شماره پرسنلي آنها را نيز چاپ نماييد. به نظر شما روشي براي چاپ اطلاعات مختلف و اعداد متغير با در نظر گرفتن اين امكان كه اعداد و اطلاعات مورد نظر توسط شما مشخص شده باشند وجود دارد؟

مثال 3 : شما آموزشگاه علمي ‌را مديريت مي‌كنيد و در پايان هر دوره آموزشي قصد داريد تعداد زيادي گواهينامه آموزشي را به نام دانش آموختگان خود به چاپ برسانيد. به نظر شما براي انجام اين كار بايد مشخصات هر فرد را تك به تك در فرم‌هاي مربوطه وارد نمود و اقدام به چاپ آنها كرد؟

مطمئنا با خواندن مثال‌هاي فوق به اين نتيجه رسيده ايد كه براي انجام چنين اموري بهتر است كه به‌جاي اينگونه روش‌هاي وقت گير از روش جديدي استفاده شود. يكي از بهترين اين روش‌ها (VDP  (Variable Data Printing است.
VDP  به معناي چاپ اطلاعات متغير است. همانگونه كه متوجه شديد اگر در مثال‌هاي فوق قصد داشتيم يك عبارت را بارها چاپ كنيم هيچ مشكلي وجود نداشت و به‌راحتي مي‌توانستيم تعداد چاپ مورد نياز خود را مشخص كرده و به انجام اين كار بپردازيم اما در صورتيكه بخواهيم اطلاعات متغيري را در يك فرم به چاپ برسانيم مي‌بايد از نرم‌افزاري استفاده كنيم كه بتواند اطلاعات مختلف را از بانك‌هاي اطلاعاتي دريافت كرده و آنها را در محل مورد نظر از فرم مربوطه جايگزين و چاپ نمايد.

با وجود چنين نرم‌افزاري به‌راحتي مي‌توانيد براي انجام امور ذكر شده در هر يك از مثال‌هاي فوق و موارد مشابه كارهاي خود را در كمتر از چند دقيقه به انجام برسانيد.

و اما نرم‌افزار پيشنهادي اين هفته ما برنامه قدرتمندPrintshop Mail  يكي از بهترين نرم‌افزارهاي مخصوص چاپ اطلاعات متغير روي فرم‌هاي مورد نظر كاربران است.

اين نرم‌افزار به شما اين امكان را مي‌دهد تا با چند كليك ساده بتوانيد از بانك‌هاي اطلاعاتي مختلفي همچون  Excel , Access و ... اطلاعات را دريافت كرده و پس از قراردادن آنها در طرح مورد نظر خود به چاپ آنها بپردازيد.

برخي از مشخصات و امكانات اين نرم‌افزار عبارتند از:

امكانات عمومي‌

- قابل اجرا در هر دو سيستم عامل ويندوز و مكينتاش‌

- داراي محيط كاربري با روش كار كشيدن و رها كردن‌

 - داراي راهنماي قدرتمند در تمام بخش‌ها

امكانات طراحي‌

- پشتيباني از تمام نرم‌افزارهاي طراحي و فرمت‌هاي مختلف تصاوير

-  پشتيباني از قابليت  Transparency  در تصاوير

-  پشتيباني از تصاوير متغير در اكثر فرمت‌ها

-  ايجاد تغيير در مشخصات متن يا تصاوير

- ايجاد چرخش در تصاوير

- تعيين اندازه طبق اعداد مشخص، مناسب صفحه پيش نمايش، بزرگ و كوچك نمايي دلخواه و تغيير سايز موضوعات‌

امكانات بانك اطلاعاتي‌

-  پشتيباني از بانك‌هاي اطلاعاتي مختلف همچون  dBase , Fox Pro , Excel , Access , Paradox , Xml , Text , Csv , Sql و ...

- پشتيباني از توابع كتابخانه اي و بانك‌هاي اطلاعاتي شرطي‌

- پشتيباني از قابليت فيلتر بانك‌هاي اطلاعاتي‌

امكانات چاپ‌

- پيش نمايش زنده‌

-  بازبيني فرم‌ها قبل از چاپ‌

-  چاپ باركد

-  چاپ چند لايه با قابليت اولويت بندي (مناسب جهت فرم‌هاي پشت و رو)

-  چاپ اتيكت‌

-  چاپ چندين صفحه بصورت همزمان‌

-  داراي انتخاب ورودي كاغذ ( طبق مشخصات و امكانات چاپگر)

-  چاپ پشت و رو

-  جداسازي و بهينه سازي عمليات چاپ‌

-  پشتيباني از قابليت تعويض تصوير بصورت خودكار

حداقل سيستم مورد نياز

براي اجراي اين نرم‌افزار روي سيستم عامل ويندوز به حداقل امكاناتي همچون پردازنده پنتيوم II  با قدرت پردازش 300 مگاهرتز، 128 مگابايت حافظه رم، 80 مگابايت فضاي خالي‌هاردديسك، مانيتور با قابليت نمايش 800 - 600 پيكسل ، ويندوز Xp , 0002 , 3002 Server  نياز است.

توجه:

هنگام استفاده از اين برنامه دقت داشته باشيد كه دستگاه چاپگر شما از قابليت  post script  پشتيباني نمايد. در صورتي كه اين قابليت روي چاپگر شما فعال نباشد پس از اجراي نرم‌افزار در بخش زيرين آن پيغام خطايي در اين مورد مشاهده خواهيد كرد. در چنين حالتي امكان بروز خطا در عملكرد نرم‌افزار و بسته شدن ناگهاني آن وجود دارد.
براي جلوگيري از بروز اين مشكل بهترين راه حل استفاده از چاپگر‌هاي مجازي همچون Adobe PDF  است. براي استفاده از اين روش مي‌توانيد نرم‌افزارAcrobat Distiller  كه همان نرم‌افزار ساخت  PDF  از كمپاني  Adobe  است را روي سيستم خود نصب نماييد.

سپس با ورود به بخش  Printers and Faxes  در ويندوز خود چاپگر  Adobe PDF  را به چاپگر پيش فرض ويندوز تبديل كنيد و پس از آن اقدام به اجراي نرم‌افزار نماييد. در چنين حالتي خواهيد ديد كه بدليل پشتيباني اين چاپگر از قابليت Post Script  هيچ خطايي در نرم‌افزار مشاهده نمي‌شود و نيز براي چاپ فرم‌هاي مورد نظر خود مي‌توانيد از همين چاپگر استفاده نماييد. به اينصورت كه با انتخاب اين چاپگر فايل خروجي از اطلاعات مورد نظر شما در فرمت  PDF  ايجاد شده و پس از ذخيره‌‌‌سازي اين فايل مي‌توانيد با باز نمودن آن در نرم‌افزارAcrobat reader  و انتخاب گزينه چاپ در اين نرم‌افزار عمليات چاپ فرم‌هاي ايجاد شده را آغاز كنيد.

با خواندن اين مطلب شايد فكر كنيد استفاده از اين نرم‌افزار كمي‌مشكل است اما فراموش نكنيد كه اين روش استفاده از برنامه تنها در صورتي است كه چاپگر شما از قابليت Post Script   پشتيباني نكند و همچنين در صورت بروز چنين حالتي و استفاده از اين روش باز هم در انجام مواردي همچون مثال‌هاي ذكر شده در ابتداي مقاله ، به ميزان بسيار زيادي در وقت و انرژي شما صرفه جويي مي‌شود.قيمت اين نرم‌افزار با توجه به نسخه‌هاي مختلف آن از 1000 تا 5000 دلار است كه با توجه به عدم امكان خريد آنلاين در ايران و قيمت فوق العاده بالاي اين نرم‌افزار سايت  www.shopgame.ir   نسخه 5000 دلاري و نامحدود اين نرم‌افزار را به‌طور رايگان در اختيار شما قرار مي‌دهد. حجم اين نرم‌افزار حدود 60 مگابايت و از لينك  http://www.shopgame.ir/psm.zip قابل دانلود است.

منبع :کلیک